SideBooksクラウド本棚ユーザーレポート Vol.3 JAきたそらち編

2018年からペーパーレス会議の構想はありました。調査を進めていたときに東京インタープレイからペーパーレス会議のダイレクトメールが届き「話を聞いてみよう」という事になったのが最初のきっかけです。そこから5カ月で導入決定に至り、2020年6月3日の企画会議から利用開始となりました。

主に「会議資料の準備」「会議資料の差し替え」「コスト削減」といった三点が挙げられます。

当JAでは「企画会議」と「理事会」のペーパーレス化を目的としていました。昨年度はこの2つの会議だけでも27回開かれています。ページ数の多いときであれば「企画会議は80ページの資料を45部」「理事会は130ページの資料を48部」1年間で、約8万枚の紙資料を用意していた計算になります。また、この2つの会議準備を「職員1名の作業量」として換算すると「年間190時間」の作業量であり、非常に多くの時間コストを割いていることが分かりました。

一口に「会議資料の準備」と言っても資料の集約に始まり、印刷、製本、差替え、発送と多くの業務が存在します。特に資料の差し替えによって「印刷と製本作業」を再度行うことは非常に大変でした。また、状況によっては悪天候のなか、職員が資料を非常勤役員の自宅へ届けに行くこともありました。

今回の導入にあたり、当JAでは年間約8万枚の紙資料で発生した「資材のコスト」と「時間のコスト」の合計金額を「年間100万円」と試算しています。

誰でも操作ができるというSideBooksの「とっつきやすさ」が一番の選定理由です。

選定にあたっては複数のペーパーレス会議システムを調査しました。当JAでは会議参加者の年齢層が幅広いため、IT機器に不慣れな方もいらっしゃいます。「すぐに操作を覚えられ、全員が同じように使える」という点でSideBooksが高く評価されました。メイン画面が「木目調の本棚」であることも一役買っていると思います。また、「他JAでの導入実績」や「セキュリティに厳しい自治体でも導入されている」という点も、信頼や安心につながりました。

SideBooks導入後、役員と職員に対してそれぞれ使い方の講習会を実施しました。（1回目は常勤役員+職員。2回目は非常勤役員）コロナ禍で移動が制限されていた時期だったので、東京インタープレイさんと当JAをWEB会議システムでつなぎ、遠隔形式で実施しています。

「機材は当日配布。SideBooksを触るのも初めて」という事で不安はありましたが、順調に進行し「なるほど！」「こんな風に使うんだ！」という前向きなリアクションを感じ取れたことが大きかったです。

当初は紙資料との併用期間を設けましたが、今はペーパーレスに移行しました。また、ペーパーレス化に伴い、「資料の作成ルール」も整備しました。ルールを統一することで資料作成部署による見え方の違いを少なくし、「見やすい」「ペーパーレスしやすい」資料づくりができるようになりました。

ペーパーレス化を実施したことで皆が利便性を感じ、「ICT化を進めて行こう」という良い方向性がうまれています。今後はWEB会議システムとSideBooksを組み合わせた「会議の遠隔開催」を実施したいと考えています。