SideBooksクラウド本棚ユーザーレポート Vol.4 JAひがし宗谷編

2021年3月にJA中頓別と合併すること、それにより会議資料の増加が見込まれたので、2020年秋からペーパーレス会議導入の構想はありました。調査する中で、SideBookを先行導入していたJAの担当者から評判を耳にしたこと、それ以前に東京インタープレイからペーパーレス会議のダイレクトメールが届いていたことを思い出し「是非話を聞いてみたい」となったのがきっかけです。そこから数カ月で導入決定に至り、2021年6月4日の理事会から利用開始となりました。

当JAで開催される理事会等の会合で使用する紙資料は、年間約8万枚分用意しています。

運営にあたり課題だったのは「理事会資料の準備」「会議資料の差し替え」の労務面の負担、「コピー用紙代」のコスト面の負担といった点に頭を抱えていました。
SideBook導入前の会議資料作成方法は次のとおり非効率でした。

「まず会議資料を紙で作成➡集約➡各議案毎に部数分印刷➡印刷した物を製本➡打合せ➡資料の差替え(差替えに要する時間は年間約 20 時間／差替えは毎回2～3度発生／無駄にする紙は年間約800枚)➡会合終了後スキャナでPDF化」

幅広い年齢の理事がいるため「誰もが抵抗なく利用できること」。もうひとつは「文書管理のしやすさ」が選定の理由となりました。
選定時、他社システムと比較したのですが、しっくりくるものはなく、かなり早い段階でSideBooksを採用したいと思っていました。
また、「メモ書き機能を維持したままページめくりが可能」など複数機能を同時に使える点や、身構えることなく感覚的に使える点が「ユーザーファーストなシステムである」と感じられたのも理由のひとつです。

講習会時、まったくと言っていいほど批判的な意見は出ませんでした。
終了後も、特に批判的な意見は出ず、「紙の方がいい」という意見はありません。
それだけ紙資料と遜色なく資料が閲覧できたということだと思います。

会議資料の準備に必要な「用紙代」「印刷代」「作業コスト」が減りました。
また、会議資料の差替えがすぐ終わるので、とても助かっています。

2021年4月利用者講習会受講後、新型コロナウイルス感染拡大の影響で直後の理事会開催が叶わず、ようやく2021年6月に理事会で正式に利用することができました。
はじめての会議開催まで2か月ブランクがあったため、念のため紙資料も用意しましたが、問題なく運用することが出来ました。次回以降はペーパーレスに一本化して会議運営できると確信を得たところです。
今後は更なるコスト削減効果を見込んで、理事会のみならず、その他の部内会議など、小さな規模の会合での転用も視野に入れています。