SideBooksクラウド本棚ユーザーレポート Vol.1 逗子市議会編

「そもそもの発端は、議会へのパソコンの持ち込みの是非だったんですよ。それまで議場へのパソコンの持ち込みは禁止だったのですが、時代的にはもう許可すべきなのではないかという議論が2012年の7月頃から始まっていました。その中でタブレット端末の普及が始まってきて、こういうものならいいんじゃないかということになったわけです。」

「傍聴席の記者の方々はもうパソコンでその場で打ち込むのが一般化していましたしね。」

「ただ、キーボードを叩く音が議場に響いてうるさいのではという懸念はありました。従って議論の中でも、議員全員がノートパソコンを持ち込むとうるさくなる、という意見が上がっていたんです。」

「でもタブレット端末であればその心配はないですから、議会への導入には適していると。もちろんそれだけじゃなく、なかなか効果の上がらないペーパーレス推進の打開策として有効なんじゃないかとも思いましたから、具体的に導入を検討しはじめたんです。」

「私は、2012年の11 月に実際にiPad を買って、各社のシステムやアプリを試しはじめました。あわせて正副議長にも打診して、実現の可能性を模索して来ました。」

「この検討案が浮かんだときに、もっと年配の議員から異論がでるのではないかと思っていたのですが、反対意見も少なくてみんな予想外に乗り気だったんです。逗子市議会で早期にこのようなシステムが導入できた要因の１つだと思っています。」

「まったくわからなかったか、それとも触ってみたかったのか（笑）きっかけはわからないですが、みなさん往々にして積極的に推進派の議員にシステムのことを聞いていました。」

「議案というものはそもそも『案』だから、議会で採決されればいらなくなります。仮に『原案可決』だったとしても、その後、保存文書を製本して発行されるわけですから、本当にムダになってしまう。しかも議員全員分に加え議会に出席する職員全員分が必要なわけですから、従来から電子化すべきだと考えていました。」

「紙の削減ももちろんですが、それ以上に感じているのは、これらの文書を用意するための労務費が削減できたのではないかということですね。」

「各担当所管轄が文書を作って、プリントして、コピーして、配っての繰り返し。これが１つではなく、議案ごとにありますから相当な負担になっていましたよね。」

「それと、議会の制度上、議案に訂正があった場合、上程前なら簡単に差し替えられますが、上程後では、場合によっては議案の撤回が必要になります。職員もミスがないように注意は払っているんでしょうが、ミスゼロにはなかなかできない。特に分厚い行政計画では、ミスが多くなってしまう。今まではそういうエラーはシールで対応したり、場合によっては改めて作り、配り直してきました。そういうときの手続きの煩雑さが、このシステムの導入以降は、アップロードしてあるファイルを更新するだけで済んでしまうので、職員の負担は相当下がると思います。」

「あとは『時間』ですよね。行政側も時間短縮につながるでしょうし、我々議員の方でも、文書の受け渡しの時間であったりとかそれなりにかかっていたわけで、それが電話やメール一本で知らせてもらえば、どこにいても文書を入手できるようになりますから。今まではひどいときはFAXを使ってましたよね。『どこにいますか？』『出先のFAX番号教えるからそこに送ってくれ』なんてね（笑）。」

「議会がないときに市長部局がプレスリリースを出すときも、職員は報道が出る前に議員に知らせなければと、議員の携帯電話に連絡をする。だけど、なかなか連絡がとれない議員がいたりするから大変らしい（笑）。ところが、今後はプレスリリース原稿をサーバーにアップし、更新情報をメールで知らせればいいわけだから、かなりの省力化になります。」

「情報のやりとりだから金銭換算できない要素は多いけど、相当な効果になっていると思いますよ。」

「選定に当たってはいくつものシステムを比べてみました。その中で一番大きな要素は、スライドだけか、めくり（カールアニメーション表示）もできるか、ということですね。めくりというよりは『見開きができるかどうか』という点はかなり重要視しました。実は２年ほど前からいろいろな物は見てきていまして、その頃『アンドロイド』のタブレットを買って試しながら議案書の閲覧に使えないものかとは考えていたんですが、当時はスライドで単ページの表示をするものかしかなったので諦めていたんです。議会資料というものは見開きで左右見ながらでないと成立しないものが多いですから。その後iPadを使うようになって、『サイドブックス』を試したら見開きで表示できるじゃないか、と。」

「それは大きいですよね。予算書なんか特に左右見ながらでないとわからない。これは議員のメインの仕事でもありますからね。」

「『サイドブックス』 を議会に採用できないかと考え始めたのは、この見開き表示が使えたのが最大の理由です。それと、めくる感じが一番自然だったのも大きいですね。当初はePubも検討候補の一つでしたが、ePubは作る手間はかかりますし、リフローなので表示もくずれやすい。紙用の印刷物のデータをそのまま使うのであればPDF の方が都合がよかったですから、結局そちらに落ち着きましたね。そういった文書を最も効率的に読み込める、という点で『サイドブックス』 がよいと判断しました。」

「わたしたちの年代からすると、拡大して文字が大きくできるというのはとてもありがたいことです。ちょっと広げるとすっと拡大して読める。それだけでもみなさん助かってると思いますよ。」

「同期については、今は同期ボタンを押して更新するようになっているのだけど、これがうまく伝わらない人がいます。自動同期のような機能があるといいかもしれませんね。フォルダを開き直せば自動で更新になりますが、そもそも同期が何かわかってない人もいるわけなので。」

「そうでないと人によっては、新しい文書が追加になっても『自分のところには文書がない』ということになってしまいますからね。更新を忘れてたり。今後はそういうケアが必要になってくるんじゃないかな。」

「フォルダを開き直せばいいんだけど、委員会の最中なんかだとずっと同じところを開きっぱなしだからね。おかしいなと思って初めて同期し忘れに気づいたり。」

「そういう時は管理側からメッセージが来るようになっているといいね。今だと管理者がいちいちメールで通知しないとならないから、まだまだ煩雑なんじゃないかと。」

「かといって自動アラートつけてしまうと、何か変更になるたびにじゃんじゃん通知が行ってしまいますから、アラートを送るかどうか選べるといいかもしれません。」

「そうだね。任意のときにアプリ内で管理者からメッセージが送れる機能はあるといいんじゃないかな。朝10時に『更新あります』みたいな表示が出てね。」

「あとは、他の会議システム系のものにはよくあるのだけど『ページ表示の同期』機能は『サイドブックス』にもあってもいいかなと思います。司会者がメージめくると、皆の端末も同時にめくられるような機能ですね。」

「議案によってはページを飛び飛びに説明が進むものもありますからね。5ページの次は17ページだったり場合によっては別の文書だったりもします。そこで聞いている側が『次どこだ』なんてなりますから、そういう時は司会側でコントロールできたら便利ですよね。」

「それと小窓で、今参照している別の文書をランチャーのような感じで見せられる機能があるといいですね。やはり複数の文書を参照しながら議事が進むことが多いですから、すぐに１つ前の文書を見にもどれたりするとありがたい。当面はしおり機能を活用して使って行こうとは思っていますけれど。」

「そもそも今はまだ使い始めで、日々新しいことを覚えている段階ですからね。わからない時は周りに詳しい方が大勢いるので助かっています。これから定例会を経て、もっといろいろ見えてくることもあるんじゃないでしょうか。運用をどう改善したらいいかも出てくると思います。」

「手書きメモ機能は今後iOS版も実装されるんですよね。アンドロイド版を見て、期待しています。やはりちょっと書き込みたいことはたくさんありますからね。」