SideBooksクラウド本棚ユーザーレポート Vol.1 逗子市議会編

「逗子市議会」にてタブレット活用によるペーパーレス議会運営を実現

逗子市議会にて「SideBooksクラウド本棚」運用開始
タブレット活用で議会運営に改革を

逗子市議会(神奈川県逗子市逗子5-2-16)では平成25年度より議会運営にタブレット端末を活用した「SideBooksクラウド本棚」を導入。ペーパーレスの推進および業務の効率化に取組み、平成25年6月の定例議会から本格運用を開始した。「SideBooksクラウド本棚」の導入にあたり、逗子市の市議会議員と議会事務局職員の方々を伺い、実際にお使いになってみての感想を聞くことができた。

「導入の概要」

ーこのたびは弊社提供の「サイドブックス・クラウド本棚」をご導入いただきありがとうございました。導入にあたりましていくつかお聞きさせていただきます。まずは、タブレット端末ならびに本システムの導入までの経緯からお聞かせください。

お話を伺った皆さま

  • 市議会議長 塔本 正子さん
  • 市議会副議長 菊池 俊一さん
  • 議会運営委員長 高野 毅さん
  • ICT推進部会長 君島 雄一郎さん
  • 議会事務局長 若菜 克己さん
  • 議会事務局書記 鈴木 成芳さん
左から若菜事務局長、高野議員、菊池議員、塔本議長、君島議員、鈴木書記

発端は「パソコンの持ち込み」の検討

逗子市議会(神奈川県逗子市逗子5-2-16)では平成25年度より議会運営にタブレット端末を活用した「SideBooksクラウド本棚」を導入。ペーパーレスの推進および業務の効率化に取組み、平成25年6月の定例議会から本格運用を開始した。「SideBooksクラウド本棚」の導入にあたり、逗子市の市議会議員と議会事務局職員の方々を伺い、実際にお使いになってみての感想を聞くことができた。

ーこのたびは弊社提供の「サイドブックス・クラウド本棚」をご導入いただきありがとうございました。導入にあたりましていくつかお聞きさせていただきます。まずは、タブレット端末ならびに本システムの導入までの経緯からお聞かせください。

  • 菊池

    「そもそもの発端は、議会へのパソコンの持ち込みの是非だったんですよ。それまで議場へのパソコンの持ち込みは禁止だったのですが、時代的にはもう許可すべきなのではないかという議論が2012年の7月頃から始まっていました。その中でタブレット端末の普及が始まってきて、こういうものならいいんじゃないかということになったわけです。」

  • 高野

    「傍聴席の記者の方々はもうパソコンでその場で打ち込むのが一般化していましたしね。」

  • 君島

    「ただ、キーボードを叩く音が議場に響いてうるさいのではという懸念はありました。従って議論の中でも、議員全員がノートパソコンを持ち込むとうるさくなる、という意見が上がっていたんです。」

  • 高野

    「でもタブレット端末であればその心配はないですから、議会への導入には適していると。もちろんそれだけじゃなく、なかなか効果の上がらないペーパーレス推進の打開策として有効なんじゃないかとも思いましたから、具体的に導入を検討しはじめたんです。」

  • 君島

    「私は、2012年の11 月に実際にiPad を買って、各社のシステムやアプリを試しはじめました。あわせて正副議長にも打診して、実現の可能性を模索して来ました。」

  • 高野

    「この検討案が浮かんだときに、もっと年配の議員から異論がでるのではないかと思っていたのですが、反対意見も少なくてみんな予想外に乗り気だったんです。逗子市議会で早期にこのようなシステムが導入できた要因の1つだと思っています。」

  • 菊池

    「まったくわからなかったか、それとも触ってみたかったのか(笑)きっかけはわからないですが、みなさん往々にして積極的に推進派の議員にシステムのことを聞いていました。」

導入は議員主導だった

  • 君島

    「そういえば逗子市は、かつて『電脳自治体』なんて呼ばれていましたよね。マッキントッシュを自治体で最初に導入したりしてて。だから、逗子市には、昔からそういう新しいものを積極的に受け入れる先進的な気風があったんじゃないかなって(笑)。」

  • 若菜

    「事務局としてはひとまずストップはかけました(笑)。ですが、数年前から議会運営のコストダウンについては、議員の皆さんにも積極的にご協力いただいていましたし、今回のシステムもペーパーレスや業務効率化に大きな効果があることがわかってきましたので、市長に提案させていただいたという経緯があります。」

  • 菊池

    「他市にタブレット端末を使ったシステムが導入されたと聞いて視察にうかがった時は、その市では市長部局が主導でやっていまして。議会の方はそれほど積極的ではなかったですね。」

  • 君島

    「逗子市とは真逆でしたね。というより、そっちの方が一般的でしょう。『議会にICT機器は不要だ』という議員も少なくないですから。そういう意味では議員主導だった逗子市は特殊な事例なのかもしれません。」

  • 菊池

    「導入の検討には事務局もがんばってくれましたしね。」

  • 塔本

    「わたしなどは全くこういうタブレットには興味がありませんでしたからね。それまで触ったこともなかったですから。それをとにかく毎日触って、周りには詳しい人が大勢いますから、聞いて回って。勉強会も5回ほどやりましたね。それでようやくわかってきたんですが、こうやって必要な情報を全部入れて自分で持ち歩けるというのは、実に便利なツールですね。市民の方から質問を受けても、すぐに資料を参照できてお応えできるわけですから。税金を使わせていただいているわけですし、中には贅沢だなんて声もないわけではないですが、議会の活性化には確実につながっている実感があります。ペーパーレスというだけでなく、市民への情報の公開という視点でもしっかり意識して運用していきたいですね。」

  • 菊池

    「新しい書類を見るのはもちろんですが、場合によっては過去のものを参照しなければならないこともあります。それをこのシステムで1つにまとめていただくことで、そういう時間の短縮につながっているということは、議員一人ひとりが感じていることだと思います。」

  • 塔本

    「それはありますね。書類を探す時間、書類の中から該当箇所を探す時間というものはとてもかかっていました。整理整頓が上手な人ならいいのかもしれませんが、それでも煩雑な業務の中では1つの書類がいくつもの議案に関わっていると、あちこちに動いてしまいますから、なかなか見つからないということもあります。しかも記憶頼りですし(笑)。それが横断検索ですぐにみつけることができるというのは、とても効率的になっていると思います。」

  • 菊池

    「書類が多すぎますからねえ……。とても管理しきれる分量ではなかった。『配りましたよ』と言われるんだけど、やはり見つからない。期限が迫っているとどうにも探している時間がもうないので、申し訳ないけどもう一度ください、ということになる。しかもそれが必要なのは1ページだけなのに、どのページかすぐわからないから、全ページもらい直したりせざるを得ない。そういう見えにくいムダって結構あるんですが、そういう心配は今後はもうないわけですから、ありがたい。」

ペーパーレスはもちろん、労務費など含めトータルコストが削減できた

ー今、書類が多いという話が出て来ましたが、ペーパーレスの推進やコストダウンについてもう少しお聞きしたいと思います。

  • 君島

    「議案というものはそもそも『案』だから、議会で採決されればいらなくなります。仮に『原案可決』だったとしても、その後、保存文書を製本して発行されるわけですから、本当にムダになってしまう。しかも議員全員分に加え議会に出席する職員全員分が必要なわけですから、従来から電子化すべきだと考えていました。」

  • 高野

    「紙の削減ももちろんですが、それ以上に感じているのは、これらの文書を用意するための労務費が削減できたのではないかということですね。」

  • 菊池

    「各担当所管轄が文書を作って、プリントして、コピーして、配っての繰り返し。これが1つではなく、議案ごとにありますから相当な負担になっていましたよね。」

  • 君島

    「それと、議会の制度上、議案に訂正があった場合、上程前なら簡単に差し替えられますが、上程後では、場合によっては議案の撤回が必要になります。職員もミスがないように注意は払っているんでしょうが、ミスゼロにはなかなかできない。特に分厚い行政計画では、ミスが多くなってしまう。今まではそういうエラーはシールで対応したり、場合によっては改めて作り、配り直してきました。そういうときの手続きの煩雑さが、このシステムの導入以降は、アップロードしてあるファイルを更新するだけで済んでしまうので、職員の負担は相当下がると思います。」

  • 高野

    「あとは『時間』ですよね。行政側も時間短縮につながるでしょうし、我々議員の方でも、文書の受け渡しの時間であったりとかそれなりにかかっていたわけで、それが電話やメール一本で知らせてもらえば、どこにいても文書を入手できるようになりますから。今まではひどいときはFAXを使ってましたよね。『どこにいますか?』『出先のFAX番号教えるからそこに送ってくれ』なんてね(笑)。」

  • 君島

    「議会がないときに市長部局がプレスリリースを出すときも、職員は報道が出る前に議員に知らせなければと、議員の携帯電話に連絡をする。だけど、なかなか連絡がとれない議員がいたりするから大変らしい(笑)。ところが、今後はプレスリリース原稿をサーバーにアップし、更新情報をメールで知らせればいいわけだから、かなりの省力化になります。」

  • 高野

    「情報のやりとりだから金銭換算できない要素は多いけど、相当な効果になっていると思いますよ。」

資料をすべて持ち歩けてすぐに検索ができる、カラーで見せられる。

ーほかに、電子化で紙の文書がなくなっていくことや、電子化によるメリットについて、何か感じることはありますか?

  • 菊池

    「正直、電子化に不安はありましたよ。今までは、受験生じゃないけど『参考書買ったらもう安心』みたいな、書類がそろったからもう議会は乗り越えられる、みたいな気持ちはみなさんどこかにあったんじゃないですかね(笑)。それが電子化で目に見えない形になったときに、さてどうなることやらとは思っていたんですね。でも、実際使いはじめてみると、欲しい資料が全部iPad一つに収まっていますし、便利なんですよ。何冊にも分かれていると、持参し忘れただの、今日はいらないだろうと思っていた資料が、急に必要になって慌てたりだの、そういうことがもう起こらないわけですから。これさえ持って行けば間違いがない。むしろ以前よりよく資料を見るようになりましたね。気になったらすぐ参照して調べられますから、どんどんその場で確認が進んで行く。見たいページを探すのも簡単ですし。電子化でいつでもすべての資料を身につけていられるようになった、そういう電子化のメリットを感じています。」

  • 高野

    「それまでは記憶が頼りでしたからね。あれはどこに書いてあったかな?と思い出しながらひたすら探す。それしか方法がなかったですよね。」

  • 菊池

    「今では、市民に聞かれてもその場ですぐに調べて返事ができるわけでしょ。資料が有効になったんですよ。写真やパース図だって見せられる。しかも原本のままのカラーでね。公園の計画図なんかをそのまま拡大してみせられるから、喜ばれています。」

  • 君島

    「逗子では経費削減でカラーコピー禁止のため、全てモノクロコピー。だから、写真や図表がわかりづらかった。それがカラーなら複雑なグラフでも、きちんと見せて伝えることができる。今後は説明資料を充実させていけるのではないかと期待しています。」

  • 高野

    「議員同士の情報共有がしやすくなったのは良いと思っています。管理者がいますので、『サイドブックス』のどこに何があるのかはっきりわかりますから、お互いに見て欲しい書類についてすぐ見ることができる。例えば行政計画のような文書についても、あれって年次ごとに変わっていて、今までは必ずしも同じも物を見てるとは限らなかったりするんです。あれ? 話が食い違うな、と思ったら持ってきたものが前年のものだったりとか。」

  • 菊池

    「ページの差し替えがあったものがうまく反映できてなかったりとか、どうしても起こってしまいます。差し替え差し替えの繰り返しで混乱することも少なくない(笑)。」

  • 君島

    「数が多くて時間がないのでなかなか行き届かないのが実際でしたね。それと、いままではメールでもらった文書でもいちいちプリントアウトして紙にしてからチェックしていたのですが、今は全部『サイドブックス』に収めてからチェックするようになりましたから、そういう細かな部分でも紙代の節約はできていますね(笑)。」

  • 菊池

    「私も最近は慣れてきて、メモ機能でどんどん書いたりしています。あとDropbox経由で文書を取り込んだり。ちょっと前までは雑誌見ても『Dropboxって何?』ってぐらい疎かったのに、今では『Dropboxいいね!、Evertnoteいいね!』なんて調子になってきてます(笑)。それに今まではメモ紙に書いたり、付箋でつけたりしていたのですが、結構無くなることもあった。でも今は、全部ここ (『サイドブックス』)に入っていますからね。探したりする時間が省けるというのもけっして小さくない効率化ですよ(笑)。」

ーみなさんすでにずいぶん活用をしていただいているようですね。『サイドブックス』を中心とした本システムを選んでいただくにあたり、どんな点に注目していただいたのでしょうか? そのあたりをお聞きしたいと思います。

  • 君島

    「選定に当たってはいくつものシステムを比べてみました。その中で一番大きな要素は、スライドだけか、めくり(カールアニメーション表示)もできるか、ということですね。めくりというよりは『見開きができるかどうか』という点はかなり重要視しました。実は2年ほど前からいろいろな物は見てきていまして、その頃『アンドロイド』のタブレットを買って試しながら議案書の閲覧に使えないものかとは考えていたんですが、当時はスライドで単ページの表示をするものかしかなったので諦めていたんです。議会資料というものは見開きで左右見ながらでないと成立しないものが多いですから。その後iPadを使うようになって、『サイドブックス』を試したら見開きで表示できるじゃないか、と。」

  • 高野

    「それは大きいですよね。予算書なんか特に左右見ながらでないとわからない。これは議員のメインの仕事でもありますからね。」

  • 君島

    「『サイドブックス』 を議会に採用できないかと考え始めたのは、この見開き表示が使えたのが最大の理由です。それと、めくる感じが一番自然だったのも大きいですね。当初はePubも検討候補の一つでしたが、ePubは作る手間はかかりますし、リフローなので表示もくずれやすい。紙用の印刷物のデータをそのまま使うのであればPDF の方が都合がよかったですから、結局そちらに落ち着きましたね。そういった文書を最も効率的に読み込める、という点で『サイドブックス』 がよいと判断しました。」

  • 塔本

    「わたしたちの年代からすると、拡大して文字が大きくできるというのはとてもありがたいことです。ちょっと広げるとすっと拡大して読める。それだけでもみなさん助かってると思いますよ。」

管理画面はパソコンのブラウザで簡単に操作できる。

ー『サイドブックス』では『クラウド本棚』を使うことで文書の共有(逗子市議会の場合は議会資料など)が簡単にできるようになっておりまして、今回もそのシステムを採用していただいているわけですが、この文書の共有という点では何かお感じになっていることはありますか?

  • 君島

    「これに関しては、実際に管理している事務局の人間でないとわからない部分ではあるけれど、プレゼン資料やデモ画面を見た限りでは、ビジュアル的にわかりやすいという印象でした。本棚に並んでいるのでイメージしやすかったですね。権限を設定する操作もやりやすかった。」

  • 鈴木

    「ブラウザでできてしまうというのもありがたいですね。特別なアプリケーションが必要なわけではありませんので、事務局の誰でも自分のパソコンを使って管理者になれますから。今はIE8を使っていますが、普段使っているブラウザでアクセスして管理できます。アカウントの設定、フォルダの作成や管理などなど、使いやすくできていると思います。それと、編集者と閲覧者をはっきり分けることができるのもいいですね。プリントアウトやアプリ外へのダウンロードもできませんので、外部に情報が漏れにくいというのも良いと思っています。メールで配ったりだと、どこまでデータが行ってしまうかコントロールしにくいですからね。このようなクローズドな環境は安心なんです。」

運用して分かったサイドブックスへの期待

ー現バージョンでご不満な点や、今後に期待したい点などはありますか?

  • 君島

    「同期については、今は同期ボタンを押して更新するようになっているのだけど、これがうまく伝わらない人がいます。自動同期のような機能があるといいかもしれませんね。フォルダを開き直せば自動で更新になりますが、そもそも同期が何かわかってない人もいるわけなので。」

  • 菊池

    「そうでないと人によっては、新しい文書が追加になっても『自分のところには文書がない』ということになってしまいますからね。更新を忘れてたり。今後はそういうケアが必要になってくるんじゃないかな。」

  • 高野

    「フォルダを開き直せばいいんだけど、委員会の最中なんかだとずっと同じところを開きっぱなしだからね。おかしいなと思って初めて同期し忘れに気づいたり。」

  • 菊池

    「そういう時は管理側からメッセージが来るようになっているといいね。今だと管理者がいちいちメールで通知しないとならないから、まだまだ煩雑なんじゃないかと。」

  • 鈴木

    「かといって自動アラートつけてしまうと、何か変更になるたびにじゃんじゃん通知が行ってしまいますから、アラートを送るかどうか選べるといいかもしれません。」

  • 菊池

    「そうだね。任意のときにアプリ内で管理者からメッセージが送れる機能はあるといいんじゃないかな。朝10時に『更新あります』みたいな表示が出てね。」

  • 君島

    「あとは、他の会議システム系のものにはよくあるのだけど『ページ表示の同期』機能は『サイドブックス』にもあってもいいかなと思います。司会者がメージめくると、皆の端末も同時にめくられるような機能ですね。」

  • 菊池

    「議案によってはページを飛び飛びに説明が進むものもありますからね。5ページの次は17ページだったり場合によっては別の文書だったりもします。そこで聞いている側が『次どこだ』なんてなりますから、そういう時は司会側でコントロールできたら便利ですよね。」

  • 君島

    「それと小窓で、今参照している別の文書をランチャーのような感じで見せられる機能があるといいですね。やはり複数の文書を参照しながら議事が進むことが多いですから、すぐに1つ前の文書を見にもどれたりするとありがたい。当面はしおり機能を活用して使って行こうとは思っていますけれど。」

  • 塔本

    「そもそも今はまだ使い始めで、日々新しいことを覚えている段階ですからね。わからない時は周りに詳しい方が大勢いるので助かっています。これから定例会を経て、もっといろいろ見えてくることもあるんじゃないでしょうか。運用をどう改善したらいいかも出てくると思います。」

  • 高野

    「手書きメモ機能は今後iOS版も実装されるんですよね。アンドロイド版を見て、期待しています。やはりちょっと書き込みたいことはたくさんありますからね。」

今後も開発をすすめて、改善して参りますので、よろしくお願いいたします。このたびは貴重なお時間をいただきありがとうございました。<取材・2013年6月>

  • 手書きメモ機能は7月にはiOS版にも導入になります。(*2013年8月 実装済み)

その後の「逗子市議会」の取り組み

第8回「マニフェスト大賞」 優秀ネット選挙・コミュニケーション戦略賞受賞

このレポートは2013年6月に取材を行いましたが、その後、逗子市議会でのタブレット導入の取り組みは全国で注目され、30を超える自治体からの視察団が訪れました。その後の状況についてレポートいたします。

  • 2013年10月
    逗子市議会は第8回「マニフェスト大賞」優秀賞に選ばれました。7部門あるうちの「優秀ネット選挙・コミュニケーション戦略賞」で、タブレットを使った先進的な事例として評価されました。
  • 2013年10月
    議会でのタブレット端末によるペーパーレスの効果を確認し行政側も市長および幹部級職員に30台のタブレット端末を導入。
  • 2013年12月
    議員、行政側ともにタブレット端末を使用し定例会を開始。それまでの紙資料と併用運用から完全なペーパーレス化を実現。教育委員会でも学校教育においてのICT機器の利活用について調査研究が開始されました。